Lý do “rởm dít” khiến người yếu kém huênh hoang: Tự coi là người bận rộn vì nhận nhiều email công việc, người thông minh biết chắt lọc thời gian sẽ không lãng phí một ngày!

Một bài viết trên New Yorker có tên “Was email a mistake?” mô tả về lịch sử con người suy nghĩ và tạo ra email. Nó bắt đầu từ việc các công ty và tổ chức ngày càng khổng lồ, và họ phải tạo ra hệ thống liên lạc đạt yêu cầu: tôi có thể gửi thông tin cho bạn bất cứ lúc nào, và bạn có thể trả lời tôi khi nào bạn có thời gian. Trước đó, các công sở này dựa hoàn toàn vào cách liên lạc buộc hai bên phải có mặt cùng lúc nghe điện thoại, hoặc phải xếp lịch họp.

Bài viết có đề cập đến một nghiên cứu người làm việc từ năm 1965 -2006, chia làm hai giai đoạn: thời đại trước khi có email tồn tại, và thời đại sau đó. Trước khi email tồn tại, 40% thời gian nhân viên dùng để sắp xếp chuyện họp hành, và 20% thời gian để lo công việc giấy tờ tại bàn làm việc. Sau khi có email, tỷ lệ này đảo lại. Người ta chỉ còn tốn 20% cho chuyện họp hành.

Nghe đến đây bạn có vẻ thấy hay. Chúng ta đã không tối tăm mặt mũi ngồi họp từ sáng đến tối nữa. Thay vì vậy, ta có thể chỉ cần gửi email là xong.

Nhưng sau nhiều năm làm việc tôi phát hiện ra điều này:

Có những buổi sáng bước vào công ty, tôi mở hộp mail ra: 90 email. Tôi ngồi trả lời những email quan trọng, email cần hồi đáp, và đọc sơ rồi xóa đi những email vô thưởng vô phạt. Làm hết chừng đó động tác, ngẩng đầu lên: đã 10 giờ 30 sáng.

Thời điểm quan trọng mà trí não minh mẫn nhất trong ngày đã trôi qua. Tôi không hề xử lý được phần việc trọng tâm của mình, nhưng phải mất thêm 30 phút nữa để rời khỏi mớ rác xao nhãng bên trên nhằm tập trung làm việc.

Trong đám 90 email đó, sẽ có những email như sau: Thông điệp tuần qua từ tập đoàn, thông báo của chủ tịch tập đoàn [những thứ này quan trọng, nhưng hầu hết đều sẽ được chị quản lý văn phòng dán lên bảng tin sau đó]. Email chia tay đồng nghiệp: có lần tôi nhận được chỉ một email chia tay của bạn đồng nghiệp [email này tôi cho là cần đọc, vì tôi quen biết bạn]. Nhưng sau đó là hơn 20 cái email reply từ đồng nghiệp toàn khu vực [đống này buộc phải xóa đi, chẳng có nội dung gì, và chỉ có nội dung vài chục chữ từ những người không quen biết, cũng chẳng dành cho tôi]. Nhưng hôm đó, cả ngày làm việc của tôi trở nên cực kỳ lộn xộn vì đống email này liên tục báo có email mới đến.

Bạn có bao giờ rơi vào tình huống trên chưa?

Đó là điều tất nhiên sẽ xảy ra nếu bạn làm việc ở tập đoàn lớn, nơi email là công cụ dùng để minh bạch hóa mọi trao đổi, giao tiếp. Vì muốn minh bạch, chủ tịch tập đoàn cũng sẽ gửi thư cho bạn nếu có thông báo (để thông điệp không bị hiểu sai) nhưng có khi cả đời bạn sẽ chả liên quan gì đến cái thông báo trên.

Email cũng là công cụ để thể hiện “ta đây” với đồng nghiệp. Tôi từng biết một người đồng nghiệp hễ mỗi khi cô muốn bắt lỗi ai, cô sẽ email reply thư người đó, sau đó cc luôn cả mail chung của ban, cả sếp trực tiếp, sếp gián tiếp, sếp vùng, sếp khu vực vô, đại ý hê lên là: “Ê thằng đó không biết làm việc đó đó, tụi mày thấy chưa???”

“Thằng đó” là một nhân viên tập sự. Sau khi nhận cái email “cấp khu vực” đó bạn hoảng sợ cả ngày và đi hỏi hết lượt đồng nghiệp là bạn có bị đuổi không. [Vậy là toi một ngày làm việc, và phiền một mớ đứa]. Tiếp theo, cả đám sếp gián tiếp, sếp vùng, sếp khu vực nhận được cái email trên sẽ chẳng thể làm gì can thiệp vô chuyện bên trên. Vì họ đâu có quản lý một thực tập sinh không phải trong bộ phận họ. Họ cũng đâu có rảnh. Nhưng ít nhiều gì sẽ có một đứa trả lời email là tao nhận được òi. Tất cả nhân viên tụi tôi hôm đó phải đọc mấy cái giao tiếp không liên quan gì đến mình liên tục gửi tới gửi lui.

Email để tạo ra “bằng chứng” giao tiếp, nhưng nó cũng trì hoãn giao tiếp. Có nhiều phòng ban lợi ích mâu thuẫn nhau trong công ty. Cách an toàn nhất là sau khi trao đổi, người ta gửi email để giữ lại bằng chứng nếu cần đấu tố nhau, hoặc ít nhất để bên kia không đổi trắng thay đen. Cái này cũng vì sự minh bạch chung, chẳng có gì sai. Nhưng lâu dần, các phòng ban này ngại gặp mặt nhau, chẳng buồn trao đổi trực tiếp nữa mà cần gì cứ email. Họ viết những email dài sọc cả km, nội dung tùm lum tùm la, chưa kể đến kỹ năng viết email của tác giả mà có vấn đề thì đúng là thảm họa.

Xong để làm rõ, bên kia phải đáp lại email. Cứ vậy, đống email kéo dài cả cây số, sự việc thì chẳng động đậy chút nào. Trong bài viết trên New Yorker cũng đề cập đến việc quen với email, nhân viên chẳng buồn trao đổi trực tiếp vấn đề với nhau nữa. Và sự việc cứ kéo dài đằng đẵng qua một đống email loạn thần.

Đó là vấn đề của email ở tập đoàn/công ty.

Vậy còn vấn đề email với chính bạn thì sao?

Bạn biết không, ta chỉ có thể tập trung sâu vào giải quyết một vấn đề nếu ta dành thời gian liên tục 25 phút xử lý nó, thì sau 25 phút đó não ta mới bắt đầu tìm ra giải pháp thực sự cho vấn đề. Bạn có thể tự thử nghiệm điều này tại nhà nếu bạn đang làm một nhiệm vụ nào đó, tốc độ và sự giải quyết chỉ bắt đầu sau khi bạn đã ngồi nghĩ một lúc về vấn đề đó.

Làm được việc 15 phút, email đến. Bạn ngắt quãng đọc mail. Xong quay lại làm tiếp. 10 phút sau, lại email đến. Bạn lại đọc mail. Làm tiếp. 15 phút tiếp, một đồng nghiệp chạy qua hỏi bạn đọc mail chưa. Bạn ngẩng đầu đáp, xong vào lục mail đọc. Lại quay lại việc làm tiếp.

Mô tả trên đây là thường xuyên xảy ra trong văn phòng. Bạn mất hết 4 tiếng làm việc buổi sáng, không có một lần nào tập trung sâu vào giải quyết vụ việc được, mà chỉ toàn đọc mail, cúi đầu làm, rồi lại đọc mail.

Điều này ảnh hưởng cực kỳ nghiêm trọng đến khả năng tập trung và giải quyết công việc hiệu quả. Nếu bạn là sếp của một công ty, bạn nên suy nghĩ nghiêm túc đến điều này nếu nhìn thấy nhân viên của bạn tối ngày đi trả lời mail mà nhiệm vụ chính làm mãi không xong. Có thể cách vận hành của team bạn đang lệ thuộc quá nhiều vào email và nó đang ngắt quãng thời gian tập trung của đồng nghiệp.

Bạn có thể yêu cầu team làm việc nói chuyện trực tiếp khi có vấn đề cần xử lý, email chỉ là để xác nhận với những vấn đề quan trọng như chuyện tiền bạc, ra quyết định (như sếp phải viết email xác nhận có đi với quyết định nào đó), hay gói lại thỏa thuận chung của nhóm. Còn chuyện bàn luận, tranh cãi, hay chỉnh sửa, làm việc trực tiếp cùng nhau tại bàn sẽ giúp giải quyết mọi việc nhanh hơn.

Nếu bạn là người làm việc tự do như tôi thì đơn giản hơn: Tôi không đọc email từ 7 giờ sáng đến 10 giờ sáng – đó là thời gian tập trung tốt nhất, tôi phải giải quyết việc khó nhất trong ngày. Sau giờ đó, tôi ngồi uống cà phê và bắt đầu đọc email.

Ở khoảng 10 giờ đến 12 giờ trưa, tôi đọc và trả lời hầu hết email công việc. Và đến chiều, tôi không đọc email trong khoảng từ 2 giờ đến 3h30, thời gian phải làm việc tiếp theo. Tôi đọc email từ từ khoảng 1 giờ trưa, 4 giờ chiều và gói lại ngày làm việc.

Tôi cũng không để chế độ báo email tới trên điện thoại nữa, vì email tới khiến bản thân bồn chồn phải trả lời ngay.

Thay vì vậy, các khoảng thời gian ngắn trên giúp tôi trả lời đúng hạn, và giải quyết xong email nhưng không gây hại đến lúc tập trung làm việc của mình.

Với tôi 25 phút tập trung là cực kỳ quan trọng với những việc khó. Không đảm bảo được khối thời gian này đồng nghĩa với chuyện sinh tử là chẳng việc gì xong hết.

Ngoài ra, nội dung email cũng sẽ quyết định thời gian bạn tiêu phí cho nó. Email nên đi trực tiếp vào vấn đề. Nếu bạn có nhiều vấn đề, hãy ngắt nó ra thành số 1, 2,3,4 để người đọc biết bạn cần họ thực hiện 4 điểm, thay vì viết quàng xiên náo loạn xong đổ lỗi người đọc không hiểu mình hay không chú ý email bạn. Không ai rảnh chú ý cho văn chương lai láng trong email đâu, đừng làm phiền người khác chỉ vì bạn là người lộn xộn.

Khi trả lời email, tôi cũng có thói quen liệt kê 1, 2, 3, 4 theo y hệt trật tự người viết email yêu cầu. Để mọi thứ khỏi lẫn lộn và trao đổi bị sai đi.

Những quy tắc đơn giản trên giúp tôi kiểm soát thời gian của mình – thứ quan trọng nhất với người làm việc độc lập – và cũng là tài sản lớn nhất tôi có hiện thời.

Nguồn:Tri Thức Trẻ